事例デポは事例作成・事例取材・導入事例作成を提供します。

導入事例は、担当部署だけが取材に応えるだけではありません。会社を代表して取材にあたる場合は対外的なチェックが必要になるケースもあります。そこで、導入事例をスムーズに進めるためには、関係部門への根回しが重要になってきます。今回はそのポイントを解説します。

撮影の根回し

導入事例では、担当者様の写真を撮影します。また、外観や社屋、製品を利用している現場、受付など、状況に応じて撮影をお願いする場合があります。
お客様に撮影の許諾を頂く際、広報や総務など当該部門を通じて、撮影可能な場所をあらかじめ指定してもらうと撮影がスムーズに行えます。

また、外観や社屋の画像、会社ロゴなどは、会社概要やパンフレットを制作した会社が保管している場合もあります。撮影の許諾を頂く際、併せて確認しておくとよいでしょう。

取材の根回し

企業情報やシステム構成、今後の展望など、具体的な数字がわからなかったり、非公開な情報なのかが判断つかない場合があります。そこで、取材の際、広報や総務などに同席してもらうのも、取材を円滑にする賢い方法といえます。

チェックの根回し

お客様の取材担当者以外にも、上長や広報、法務など様々な方がチェックする場合があります。製品やサービスを提供する企業も同様に、多くのチェックが必要になる場合もあるでしょう。

まずは、スケジュールの段階で確認作業日、戻しの期日などをチェックし、納期に影響が出ないよう調整を図りましょう。

納品の根回し

ホームページに掲載する場合は、HTMLデータあるいは原稿、図版などの素材を制作会社から提供される日程を当該部門にあらかじめ伝えておきましょう。
また、印刷物として納品される場合は、宅急便などにより段ボールで送られてくるので、保管スペースの確保、場合によっては申請を忘れないようにしましょう。

直接、展示会やセミナー会場に搬入する場合は、制作会社に搬入証やバッジなどをあらかじめ手配しておきます。

このように、導入事例は多くの人に力を借りて成り立つものといえます。事前に関係各所に連絡をしておくことが導入事例をスムーズに行う重要なポイントです。

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